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こちらは「【連載企画】実務に役立つマーケティングテンプレート特集【プロ直伝!!】」の１回目の記事です。
連載企画の概要はこちらをご覧ください。
今回は「マーケティング情報収集の業務管理に役立つオリエンとタスク管理のテンプレート」。
情報収集やマーケティング調査の業務効率と品質をアップさせるテンプレートを紹介していきます。
どうぞ最後までご覧ください。
- 進行キャラクター
- 記事の信頼性
- 読者の相談
- この記事でわかること
- ３つのメリット
- 情報収集業務の進め方
- オリエンテーションとオリエンテーションペーパーの書き方
- タスク管理とタスク管理表の書き方
- まとめ
進行キャラクター
恒例の４つのキャラクターが登場して楽しく進行していきます。
記事の信頼性
この記事は実務経験30年のベテランマーケターで、広告代理店のマーケティング部長を務め、現在はマーケターとサーフボード工場経営の二刀流で活動している「ももとら」が執筆しています。
広告代理店では企業向けのマーケティング研修も担当してきましたので、初心者の方にもわかりやすくお伝えできると思います。
読者の相談
早く副業で成功して会社から抜け出したいサイです。
打ち合わせのたびに上司や先輩から「〇〇について調べてまとめておいて」って丸投げされてます(泣)。
「一人じゃで対応しきれないです」と言ったら「じゃぁ、進め方を提案して」とまたまた丸投げされてしまいました。
どうしたら良いですかね？
教えてくだサイ!!
マーケティング起業したシカです。
今、参加しているプロジェクトでいろんな会社のメンバー大人数で進めていくことになったのですが、チームを上手く動かして、キッチリ情報収集をやり遂げるコツってありますかね？
ぜひ教えてください!!
承知しました。
皆さんのご相談にお応えしていきます。
どうぞ最後までご覧ください。
この記事でわかること
実務に役立つマーケティングテンプレートとして、情報収集の業務管理で役に立つ以下２つのテンプレートをわかりやすく解説していきます。
- 情報収集のオリエンテーションシート
- 情報収集業務のタスク管理表
テンプレートの書式はもちろんですが、オリエンテーションやタスク管理の考え方、実施方法、テンプレートを作成するコツなど、実務を進める上で必要なノウハウをわかりやすく解説していきます。
そう、それを教えて欲しかったです。
よろしくお願いします。
３つのメリット
- メリット①
マーケティングの情報収集の効率と品質をアップさせるテンプレートと活用するノウハウを習得できます。
- メリット②
情報収集業務をシステマチックに進めることができるようになり、あなたとあなたの組織のマーケティングスキルと業務の効率を大きくアップさせることができます。
- メリット③
テンプレートを使いこなしてチームをリードすることで、組織の中におけるあなたの信頼と期待が高まり、さらなる自己成長とステップアップにつなげることができます。
情報収集業務の進め方
まず、情報収集業務を進めるにあたって理解しておかなくてはならないことは、一口に情報収集と言っても、その情報収集方法によってそれぞれのステークホルダーが存在するということです。
え、そうなんですか？
情報収集は個人プレーでやるものと思われがちですが、一般的にはチームプレーで行うことが多いのです。
企業組織ではチームリーダーがいて、その配下にメンバーがいて、チーム単位で複数の業務を並行して進めていることが多く、それぞれの業務を効率良く、スピーディーに進めていくためにチームプレーは欠かせないモノとなっています。
また、業務の品質面においても、チームプレーであれば複眼で内容のチェックが可能となるので、収集した情報のバラツキや濃淡、深度など様々な視点で収集した情報の品質標準化を図ることができるというメリットがあります。
下のチャートで情報収集方法とステークホルダーについて記載しています。
社内で対応できるデスクトップリサーチや文献収集であれば、社内のプロジェクトメンバーに、また、マーケティングデータベースを活用するのであれば、マーケティングデータバンクの窓口担当者に、さらに本格的な調査を実施するのであれば社外の調査会社の担当者にというようにそれぞれの情報収集方法別のステークホルダーに業務依頼をする必要があります。
まず、業務の設計において「どういう情報を収集したいのか」明確に整理し、その内容をステークホルダーに説明するためのオリエンテーションペーパーにわかりやすく記載します。
オリエンテーションペーパーってどうやって書けば良いんでしょうか？
大丈夫です。
このあと、テンプレートとその書き方をわかりやすく解説しますね。
さらに、オリエンテーションの後も大事です。
情報収集には「業務の設計」➡「オリエンテーション」➡「タスク管理」➡「業務完了」という一連のプロセスがあります。
オリエンテーションの後、ステークホルダーに任せっきりにして業務を放置してしまうと、場合によっては業務の進捗が停滞したり、品質の標準化ができなくなってしまったりする恐れがあります。
また、「あの人、いい加減だよね。」とあなたの評判が揺らぐ事すらあるのです。
ですから、しっかり「タスク管理」に取り組まなくてはなりません。
すいません。
タスク管理もよく分かってないです。
ご心配はいりませんよ。
タスク管理のテンプレートとその活用方法もわかりやすく解説します。
オリエンテーションとオリエンテーションペーパーの書き方
それでは、オリエンテーションから解説していきましょう。
ここで取り上げているオリエンテーションはマーケティング業務で実施される前提のモノですので念のためご理解をお願いします。
オリエンテーションっていろいろありますもんね。
こちらのオリエンテーションでは情報収集したい「テーマ」、「目的」、「内容」、「仕様」などを関係するステークホルダーに的確に説明することを意味しています。
これはテンプレートを見れば一目瞭然ですから、まずはオリエンテーションペーパーのテンプレートをご覧ください。
上のテンプレートは私の30年に及ぶ広告業界での経験上で最もポピュラーな形式を独自にまとめたモノです。
このテンプレートは、オリエンテーションする側にも、オリエンテーションされる側にも評判が良かったものです。
実際にオリエンテーションペーパーを記載してみましょう。
事例として、社内のマーケティングチームに対して、情報収集業務を依頼する際のオリエンテーションペーパーを紹介します。
ざっとこんな感じで記載します。
それぞれの項目を記載するポイントというか、コツを教えてくだサイ。
承知しました。
以下に整理して解説しますね。
オリエンテーションペーパーの書き方
- テーマ
この業務が何なのか誰にでも分かる文章で簡潔に記載してください。
- 目的
何のためにこの業務を実施するのか誰にでも分かる文章で簡潔に記載してください。
- 依頼内容
ここは依頼内容を構成する項目について箇条書きで記載してください。
※情報収集業務の依頼の場合
①方法
②担当
③ターゲット
④購買形態
⑤対象期間
⑥ポイント
⑦収集する情報の種別や形態
記載するコツは自分がオリエンテーションを受ける側になって不明点が出ないようにシミュレーションを繰り返すことと、リーダーや他のメンバーにも確認してもらい複眼でチェックを入れることです。
- 提出物・仕様
ここでは収集した情報を掲載するデータファイルの仕様や枚数などを記載しています。
具体的にどのような形態でアウトプットして欲しいのかについて明確に記載してください。
- 実施条件
ここでは収集した情報の二次活用に関する条件を記載しています。
ここでは社内限定利用ですが、情報によっては許諾が必要な場合もあり得ます。
- 提出期限
提出期限は作業をする側の立場も考えて現実的な期限を設定することが望ましいですね。スケジュールは余裕を持たせて設計するようにしてください。
- 費用負担
費用負担の有無や金額、会計処理方法などを記載します。
決裁文書の番号などを明記する企業もあります。
- その他
関与する組織のキーマンなどへの説明状況などを記載します。
大きな組織を動かす際には必要なお作法と言えます。
なるほど、そうやって書くんですね。
オリエンテーションペーパーのコツが分かってきたような気がします。
次は社外のステークホルダーにオリエンテーションする場合について紹介しましょう。
情報収集の一貫として、調査会社に広告効果測定調査の企画提案依頼をオリエンテーションする事例です。
社外の人を対象とした文書になりますから、より具体的に誤解を与えないよう注意して記載する必要がありますが、原則的には社内向けと同様の書き方で大丈夫だと思います。
とは言え、後々になって「あれが無い」とか「そういう意味じゃない」とかなると、とかく社外への対応は面倒なことになる可能性がありますから、オリエンテーションをする前に業務責任者によくよく確認を取っておくことをおススメします。
了解しました!!
オリエンテーションが無事に済んだ後はタスク管理のフェーズに入ります。
タスク管理とタスク管理表の書き方
まず、タスク管理についてかんたんに解説します。
タスク管理はToDo管理とも呼ばれます。
タスク管理は業務の優先順位、担当、実施内容、スケジュールなどを検討して業務を設計・管理する基本動作で、組織の業務進捗管理、業務品質管理、業務効率化、稼働標準化、組織内連携強化などを目的として実施する場合が多くなっています。
ちなみに「タスク」は業務を構成する作業を区分したモノを示します。
コロナ禍前までは会社で管理職やプロダクトマネージャーなどがチームメンバーの業務進捗を「確認」しながら「指示」を出し、「報告・連絡・相談」を受けるというフェイストゥフェイスのやり取りが成立していました。
しかし、リモートワークがメインとなった現在では、すべてがオンラインを介した限られたコミュニケーションの中で実施される状況です。
そこで新たに求められるのは、メンバーそれぞれが、指示待ちの姿勢ではなく、自ら業務全体の動きを率先して理解するように意識し、自分が何をいつまでにどのレベルまで実行するべきかについて、メンバー全員とコミュニケーションを図り、決定事項を共有しながら自分の業務を進めていくという「より能動的な働き方」なのだと思います。
このような状況においても、タスク管理の重要性は増してきていると言えるでしょう。
タスク管理の設計方法
- Step-1
タスクを作成する前に業務の大局的な流れを明確にしましょう。
それは業務を進行させる中で「変えないことを決める」ということです。
具体的には「条件」「仕様」「予算」「納期」などが該当します。
- Step-2
次は業務を「大項目」「中項目」「小項目」「個別タスク」のように階層的に細分化するとともに、どういった状態になればタスクが完了と認められるのかについて、完了要件を決めてください。
- Step-3
タスクを進めるスケジュールを決めます。
先ほど決定した「大項目」「中項目」「小項目」「個別タスク」のそれぞれを、いつまでにどの状態にまで持っていくのか、「年次」「月次」「週次」「日別」レベルで落とし込んでいきます。
- Step-4
個別タスクの担当者をアサインします。
「適正」「経験」「育成」などの観点からタスクを担当する人物または企業、組織などを決めてください。
タスク管理３つのメリット
- プロジェクト達成プロセスが見える化できます。
- 業務を効率的・スピーディーに進められます。
- トラブル防止の対策による事前回避や早期対応による被害最小化が図れます。
それではタスク管理表のテンプレートをご覧いただきましょう。
ここではGoogleスプレッドシートのガントチャートと、エクセルで作成したオリジナルのガントチャートを紹介します。
タスクとその進捗が視覚的に理解できるのでおススメです。
まず、Googleスプレッドシートのプロジェクト管理ガントチャートです。
こちらのテンプレートは下記リンクから引用したものです。
さすが世界のGoogle、実に多種多様なテンプレートを提供していますね。
上記のリンクから「プロジェクト管理」➡「ガントチャート」を選択してみてください。
下のフォーマットがテンプレートとなります。
テンプレートの構造を見ていくと、表題に「プロジェクトのタイトル」「プロジェクトマネージャー」「会社名」「日付」。
縦軸に「タスクタイトル」。
横軸に「タスクオーナー」「開始日」「期限」「期間」「タスク完了率」「スケジュール」が配置された構成になっています。
このテンプレートをそのまま活用しても問題なくタスク管理をすることができると思います。
ちなみに、下のタスク管理表（カスタマイズ版）テンプレートをご覧ください。
こちらはGoogleスプレッドシートのガントチャートを独自に発展させ、エクセルでカスタマイズ版として作成したものです。
内容は、ある情報収集プロジェクトに関する、社内メンバー及び社外メンバーを対象としたタスク管理表のダミーとなっており、プロジェクトの開始から各種情報収集、調査を実施し、最終的には社内報告会で業務完了するという想定で作成しています。
こちらのテンプレートは、より実務で使いやすいように独自に仕様変更しています。
カスタマイズは対象とする実務内容や企業やステークホルダーにあわせて柔軟に仕様変更していけばよろしいかと思いますが、ポイントをかんたんに解説します。
タスク管理表のカスタマイズについて
- 表題
タスク管理表のタイトル、バージョン、日付
タスク管理表はプロジェクトの進捗とともに更新されていきます。
また複数のステークホルダーが更新し共有しあうモノです。
いつ時点のものが最新の情報なのかバージョンと日付で確認できるようにすると良いでしょう。
＜縦軸＞
- プロジェクト名称、プロジェクトメンバー一覧、契約情報、情報管理方法
プロジェクトメンバー一覧の枠は設けておくと便利です。メンバーの変更や追加に応じて、氏名を色分けするなど工夫すれば「あの人、誰だっけ」という事態を避けることができます。
契約情報はプロジェクトに社外メンバーが参加しているときは明記しておくと、契約範囲で適切に業務進行を図ることができます。
情報管理方法は、情報セキュリティの観点から明記しておくべきです。
守秘義務契約があるにせよ、情報を取り扱うプロジェクトメンバー全員が情報管理ポリシーを意識して業務運用を図ることができます。
＜横軸＞
- タスク（大項目、中項目、小項目、個別）、担当、アドレス、タスク進捗、スケジュール
タスクは大項目、中項目、小項目、個別と階層的に細分化することをおススメします。
タスクの洗い出しが精緻になりタスク漏れが無くなります。
タスクの担当名と連絡先アドレスは個別タスク別に記載しておくと、個別に連絡を取る際に便利です。
タスク進捗は「着手」「完了」「確認」「ＦＢ（フィードバック）」の４項目で管理します。
完了したタスクを第三者が確認し、確認内容をＦＢすることで、タスクの進捗管理を確実に実施することができますし、新たな課題の発見にもつながります。
タスク進捗を確認し合う相手（バディ）は組織の運用形態にあわせて事前に決めておくと良いでしょう。スケジュールはタスクの着手から完了までの期間がわかるようにマーキングを実施し、バディの確認が完了したこともわかるように別の色でマーキングしていくと良いでしょう。
なるほど、こうやってタスク管理をすると業務の全体像もわかるし、誰がどう動いているのかも一目瞭然ですね。
そうですね。
タスク管理とともに組織内の情報共有の効果もあるんです。
さぼっているとバレちゃいますからお気をつけくだサイ。
また、現在は企業のＤＸ化（デジタルトランスフォーメーション）が進んで、専用のタスク管理ツールが導入されている場合も少なくありません。
専用の管理ツールであれば複雑なタスク管理表を作成したり、メンバーが多くて管理が難しいプロジェクトなどもクラウド上でスマートに運用することが可能です。
現在では多様な機能のツールが販売されていますので、ことらでは個別のツールの紹介を割愛しますが、そのメリットやコストも多種多様のようですから、ツール導入するのであればしっかりと比較検討したうえで導入することが大切と言えます。
参考までに、主要なタスク管理ツールをいくつかリンクにて紹介します。
Teamsとの連携が最大のメリットですね。
kintone.cybozu.co.jpテレビＣＭを良く見かけますね。
多種多様な機能が提供されています。
「Stock」はチームの情報を最も簡単に「ストック（残す）」ことができ、タスク管理やメッセージもStockだけで完結します。
「Backlog」は100万人に利用されており、エンジニア、デザイナー、マーケター、営業など、多様な職種で活躍しています。
同社のユーザー調査でも「最も使いやすい」「どの部署でも直感的に使える」「複数部署が関わるプロジェクト管理でも使いやすい」と評価されています。
ただいま無料トライアルキャンペーンを実施中です。
「いやいやいや、うちのタスク管理はXLCELでやりたいです。」というニーズをお持ちの方にはこちら。
XLCELを活用したタスク管理の裏技が満載です。
まとめ
今回は、情報収集の業務管理に役立つテンプレートとして、オリエンテーションペーパーと、タスク管理表の2点を解説させていただきました。
ある日突然、「急ぎで進めてくれ。頼む!!」なんていう感じで業務が降ってくることもままあると思います。
そんな時、業務の進め方とそのツールとしてのテンプレートの存在を知っておくだけで、その後の対応もだいぶ違ってくると思います。
また、情報収集業務はとかく個人プレーで抱えてしまうこともままあるのではないでしょうか。
そんな時は一人で抱えず、オリエンテーションペーパーとタスク管理表を作って、チームで業務を進めることを提案してみてください。
そうすることで、個人の稼働削減と組織の稼働標準化が図れるのです。
情報収集の業務に役立つテンプレートについて教えてもらったわけですが、そもそもテンプレートを活用する前に業務を細分化したり個々を明確にしたりすることで、業務そのものを深く理解できたり、効率的な業務の設計ができるということを学べたように思います。
そうですね。
業務理解や効率的な業務設計はすべての業務に通じることですからね。
これからも実務で役立つノウハウを紹介していきますので、どんどん活用してもらえるとうれしいです。
このブログで紹介しているテンプレートは自由に活用しても良いんでしょうか？
はい、大丈夫です。
ファイルが必要な方はお問い合わせフォームからお気軽ご連絡ください。
個別にメールでテンプレートファイルをお送りします。
次回は情報収集業務のテンプレート紹介の第二弾として、様々な情報分析のテンプレートについて解説していきたいと思います。
どうぞお楽しみに。
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